Evernote : votre deuxième cerveau

Ce n’est pas la première fois que nous parlons ici d’applications qui permettent de stocker des fichiers en ligne. Qu’en est-il encore de tous les documents «papier» que nous conservons au quotidien ? Des factures, des notes manuscrites en tout genre, les fameux dessins de nos enfants, petits-enfants, neveux, filleuls, … que nous gardons précieusement, des recettes de cuisine rassemblées au fil du temps, les manuels d’utilisation des appareils électroménagers, des prospectus, des cartes de visite,… Nos vies sont faites de documents à ne pas égarer, de cartes de visite à conserver, d’articles ou de documents à lire plus tard et/ou à archiver, etc. Ceux-ci s’accumulent, prennent de la place et pire, sont parfois introuvables quand on les cherche ! Qu’en pensez-vous ?

J’utilise Evernote, qui existe depuis 2008, personnellement et professionnellement chaque jour depuis 2011. C’est pourquoi je vous propose, aujourd’hui, un article pratique sur l’utilisation de cette application que j’ai souvent évoquée par son aspect utile. Notez que pour des raisons d’accessibilité, les fonctionnalités présentées sont tirées de la version Web et de la version gratuite d’Evernote. Celle-ci peut être installée sur 2 appareils différents seulement (version gratuite oblige).

L’application a la mémoire d’un éléphant – c’est d’ailleurs l’emblème de l’application – et vous permet de centraliser tous ses documents et notes au même endroit. Et donc de les retrouver facilement et rapidement. En route vers le zéro papier !

Prise en main

Evernote est une application nomade, c’est à dire qu’elle s’installe sur tous vos appareils: ordinateur, tablette et smartphone. Et vos données se synchronisent entre tous sans que vous ayez besoin de faire quoi que ce soit. Vous pouvez l’utiliser sans réseau, elle se synchronisera alors dès que vous serez connecté à Internet et vos notes seront disponibles depuis n’importe quel appareil.

L’application s’installe directement sur votre ordinateur, tablette et smartphone en cliquant sur les liens disponibles sur le site: https://evernote.com/intl/fr/download. Une fois l’application téléchargée, il vous faudra créer votre compte comme pour n’importe quel autre outil disponible en ligne. Il existe également une version Web, sur laquelle vous pourrez vous connecter et retrouver vos notes et documents enregistrés via votre compte, dans la section «Se connecter». Cette version Web, dont vous pourriez penser qu’elle est superflue puisque vous avez déjà l’application, pourrait cependant s’avérer très utile au cas, par exemple, où vous perdriez tous vos moyens de communication portables.

Avant de vous lancer, il ne serait pas étonnant que vous ressentiez quelques réticences à confier une grande partie de votre «vie papier» à une application en ligne. Evernote recommande elle-même aux professions à caractère ultra confidentiel, comme les avocats ou les médecins, de ne pas l’utiliser pour stocker les données personnelles de leurs clients/patients. Il existe des logiciels spécialisés pour ce genre de données.

Pour tous les autres, les applications de stockage de données en ligne ont largement prouvé leur efficacité et leur fiabilité. Pour ce qui est d’Evernote, toutes les données qui lui sont confiées sont exportables et réutilisables dans certaines autres applications. Il est également possible d’en faire des sauvegardes, même si jusqu’à aujourd’hui, aucun événement de perte de données n’est à déplorer de leur côté. Vous avez en tous cas moins de risques de perdre vos données via Evernote que dans un incendie…

Recueillir l’information

LES CARNETS DE NOTES

Evernote va nous servir à nous «désencombrer» l’esprit. À conserver sans ne plus avoir peur de les perdre, toutes les informations essentielles à notre vie. À conserver et noter nos idées immédiatement afin de nous en «débarrasser» et ainsi les développer par la suite. Et bien évidemment, à rassembler tous ces éléments en un seul espace sécurisé et à les retrouver en moins d’une minute grâce à l’application.

Revenons à l’application, votre compte est créé. Concentrons-nous sur l’espace dans lequel vous allez classer les informations. Sur le menu à gauche, cliquez sur «Carnets de notes», c’est ici que l’application va vous inviter à stocker toutes vos données. Dans des carnets de notes. Cela peut être intéressant pour vous de vous poser la question de ce que vous avez à stocker. Voici déjà une liste non exhaustive qui pourra vous aider:

• factures/reçus

• articles

• photos

• idées

• documents divers: maison, voiture, école, bureau,…

• recettes

Prenez le temps de faire la liste des grandes thématiques dans lesquelles classer vos documents.

Dans cette section, l’appli vous propose un exemple de carnets de notes dans lequel des notes sont déjà créées. Vous y trouverez des astuces pour archiver vos documents.

Vous avez ensuite accès à un autre carnet de notes intitulé «Premier carnet de notes»: il s’agit de votre carnet de notes principal, celui dans lequel vos notes vont se créer par défaut si vous ne choisissez pas d’autre carnet. C’est ici que vous allez retrouver les notes créées à distance (fonctionnalité que nous aborderons plus loin).

ASTUCE: pour qu’il s’affiche en premier si vous avez un grand nombre de carnets de notes à traiter et que vous utilisez un tri par titre, renommez-le en utilisant 2 zéros devant. Il s’affichera alors toujours comme ceci en haut de la liste: «00Premier carnet de notes».

Vous pouvez maintenant créer autant de carnets de note que vous le souhaitez, en fonction de la liste des documents que vous avez à traiter.

LA CRÉATION D’UNE NOTE

Quand vous êtes dans un carnet de notes, il vous suffit de cliquer sur le bouton «+nouvelle note» directement dans le carnet ou «Créer une note», dans le menu de gauche. Voilà, votre première note est créée. Dans l’espace «Titre»: tapez directement le nom que vous allez donner à votre document (voir capture ci-dessous).

Evernote propose également de nombreux modèles prêts à l’emploi: planification des menus, budget d’un projet, prise de notes pour une réunion ou un cours dans diverses catégories allant du bien-être personnel au travail, en passant par le jardin, la planification de fêtes, l’école etc.

Les principales fonctionnalités d’une note:

• Tout en haut de la note, vous retrouvez le nom du carnet dans lequel vous vous trouvez. En cliquant sur le nom du carnet, vous accédez au carnet et à toutes les notes qu’il contient. En cliquant sur le bouton à droite du nom, vous pourrez déplacer la note dans un autre carnet (déjà créé).

• Le bouton «Insérer» est la fonctionnalité la plus intéressante ici. Grâce à lui, vous allez pouvoir insérer directement dans la note:

1) une ou plusieurs tâches et les valider une fois que celles-ci sont faites. Cette fonctionnalité est très complète dans la version payante où il est possible d’ajouter aux tâches une date d’échéance, un rappel, etc.;

2) un tableau, de type tableur que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins: nombre de lignes, colonnes, couleurs, etc.;

3) des pièces jointes telles qu’une ou d’autres notes disponibles également dans Evernote, des documents stockés sur votre ordinateur dans quasi tous les formats: word, excel, pdf, images, vidéos, etc.;

4) une photo: soit depuis vos appareils mobiles en prenant la photo directement dans l’application, soit en allant la chercher dans le dossier photo de votre appareil;

5) des boutons à cocher. Idéal pour la liste des courses par exemple;

6) «un bloc de code” qui permet aux développeurs ou à ceux qui s’initient au langage informatique, d’ajouter un espace dans lequel le texte ne sera contraint par aucune édition de texte. C’est à dire, un espace ou le texte/le code peut être brut. Afin qu’il soit facile de le copier/coller dans un éditeur de code sans avoir à le nettoyer au préalable;

7) un dessin: en dessinant directement dans l’application qui propose un éditeur de dessin assez performant. Si vous utilisez une tablette avec un stylet, il est possible de dessiner directement dans l’application et votre dessin viendra s’ajouter à la note sur laquelle vous avez besoin d’ajouter un dessin, un croquis, un schéma.

Il ne vous reste plus qu’à remplir votre note. Hormis tous ces outils, il est tout à fait possible d’écrire simplement du texte. L’éditeur de texte propose pour cela les fonctionnalités les plus utilisées: police, taille de police, surligneur, couleurs, listes à puce, lien Web, etc.

Trier l’information

LES ÉTIQUETTES

Dans le menu proposé à gauche de l’application, sous «Carnets de notes», vous allez trouver la mention «Étiquettes». À quoi servent-elles ? Les étiquettes sont des mots-clés à ajouter aux notes pour faciliter la recherche et retrouver facilement les notes concernées. Vous pouvez créer et ajouter directement les étiquettes dans la section «Étiquettes» et ensuite, l’ajouter à la note à laquelle vous souhaitez l’attribuer. Dans la version Web, pour ajouter une étiquette à une note, il va vous falloir cliquer sur les 3 petits points à droite du bouton «partager» et ensuite sur «infos sur la note». Dans la section «Étiquettes», n’hésitez pas à ajouter autant de mots-clés que vous voulez.

Une fois vos étiquettes créées, vous aurez le loisir de les consulter dans la section «Étiquettes». Lorsque vous cliquez sur une étiquette, l’application sélectionne automatiquement toutes les notes concernées. Les étiquettes sont classées par ordre alphabétique.

L’ENVOI D’UNE NOTE

Comme nous l’avons vu, vous pouvez créer des notes directement dans l’application. Il est également possible d’envoyer des informations à Evernote qui va créer une note pour vous.

1) En utilisant le Web Clipper.
À télécharger ici: https://evernote.com/intl/fr/features/webclipper. Le Web Clipper va s’installer dans la barre des extensions sur votre navigateur Web, sous la forme d’un petit éléphant vert. À quoi sert-il ? Lorsque vous trouvez une information sur Internet qui vous intéresse, que vous avez besoin de conserver (articles, confirmation de réservation, de commandes, …), il suffit à partir de la page Web que vous souhaitez recueillir, de cliquer sur le petit éléphant. Celui-ci va alors vous proposer plusieurs façons de «clipper» l’information afin qu’elle soit envoyée comme vous le souhaitez à Evernote.

■ Dans la fenêtre du Web clipper, tapez directement le titre de la note. Si vous ne le faites pas, c’est le titre de la page Web qui servira automatiquement de titre pour la note.

■ Grâce à la fonction «Format de capture» lorsque vous cherchez à capturer un article de blog par exemple, choisissez «article simplifié», celui-ci sera alors totalement nettoyé par l’application et le texte de l’article entièrement disponible dans la note que vous allez créer. La fonction «Capture d’écran» vous permet de sélectionner exactement l’élément que vous souhaitez conserver.

■ Sous l’onglet «Organisation», vous avez la possibilité de choisir le carnet de notes dans lequel vous souhaitez que la note soit enregistrée.

■ Ajoutez également autant d’étiquettes que vous voulez

■ Cliquez sur «Enregistrer la capture», rendez vous dans Evernote et consultez la note que vous venez de créer à partir de votre capture Web.

En plus de la capture d’écran, Web Clipper peut annoter la note avant son enregistrement: couleur, cadre, surlignage, flèches, symboles, tout est permis (ou presque !)

2) En transformant des mails en notes.

Vous pouvez également confier à Evernote toutes sortes de documents reçus par mail. Inutile alors de télécharger la pièce jointe sur votre ordinateur pour ensuite la stocker dans Evernote. Il vous suffit simplement de transmettre le mail directement à l’application.

■ Comment faire ? Evernote vous fournit une adresse mail personnelle Evernote, c’est à dire l’adresse à laquelle vous pouvez envoyer des informations afin de les transformer en note.

■ Comment trouver votre adresse email personnelle ? En cliquant sur votre nom de profil tout en haut à gauche, puis en cliquant sur «Paramètres», dans la section «Résumé du compte», sous la mention «Envoyer les notes par email à» se trouve votre adresse mail sous le format suivant xxx@m.evernote.com. Enregistrez cette adresse mail dans votre messagerie sous le contact Evernote et envoyez à l’appli tous les emails que vous aurez envie de transformer en note.

ASTUCES SUPPLEMENTAIRES:

■ si vous enlevez tout le corps du mail et que vous ne laissez que la pièce jointe, Evernote enregistrera seulement le document et l’affichera directement dans la note. Vous pourrez alors l’annoter et insérer tous les éléments que vous souhaitez.

■ L’objet d’un mail devient le titre de la note. Une note envoyée par mail sera enregistrée dans le carnet par défaut «Premier carnet de notes», sauf si dans l’objet du mail vous ajoutez après le titre et un espace le nom exact du carnet de notes dans lequel vous souhaitez envoyer votre note, précédé de la mention @. Vous pouvez également ajouter une ou plusieurs étiquettes, après un espace et en faisant précéder le nom exact de l’étiquette (déjà enregistrée dans l’application) d’un #.

Vous l’avez compris, Evernote sert à tout retrouver en un clin d’œil et à se souvenir de tout. Maintenant, à vous de jouer ! Vous disposez des informations nécessaires pour prendre en main l’application.

N’hésitez pas à nous faire part de vos découvertes en utilisant cet outil
en nous envoyant un mail à contact@easi-ie.com